Należność to jedno z kluczowych pojęć w obszarze finansów i rachunkowości, mające istotne znaczenie zarówno w prowadzeniu działalności gospodarczej, jak i w relacjach prawnych między podmiotami. Zrozumienie, co to jest należność, jest niezbędne dla efektywnego zarządzania finansami przedsiębiorstwa, oceny jego stabilności finansowej oraz prawidłowego sporządzania sprawozdań finansowych. Należność wyraża prawo jednej strony – wierzyciela – do otrzymania świadczenia od drugiej strony – dłużnika, co zazwyczaj przybiera formę pieniężną.
Należność jako składnik aktywów w bilansie przedsiębiorstwa – prawo do przyszłych przychodów wynikające z przeszłych zdarzeń gospodarczych
W ujęciu rachunkowym należność traktowana jest jako składnik aktywów przedsiębiorstwa. Oznacza to, że przedsiębiorstwo posiada prawo do otrzymania określonych środków pieniężnych w przyszłości, jako rezultat usług lub towarów już dostarczonych. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, należności nie są definiowane wprost, jednak ich istota wynika z ogólnej definicji aktywów – czyli kontrolowanych przez jednostkę zasobów, które przyniosą w przyszłości korzyści ekonomiczne i powstały w wyniku przeszłych zdarzeń gospodarczych. W praktyce oznacza to, że należność powstaje w momencie wystawienia faktury, zawarcia umowy sprzedaży lub wykonania usługi, a jej wartość uwzględniana jest w bilansie jako prawo do przyszłego wpływu środków pieniężnych.
Funkcjonowanie należności w bilansie przekłada się bezpośrednio na analizę płynności finansowej przedsiębiorstwa. Wysoka wartość należności może oznaczać, że firma aktywnie działa na rynku i generuje przychody, ale jednocześnie może wskazywać na potencjalne problemy z terminowym regulowaniem płatności przez kontrahentów. Dlatego należności muszą być monitorowane i odpowiednio klasyfikowane pod względem terminu zapadalności i stopnia ryzyka niewypłacalności dłużników.
Różnica między należnością a wierzytelnością – należność dotyczy wyłącznie świadczeń pieniężnych, podczas gdy wierzytelność może mieć charakter pieniężny lub niepieniężny
Choć w języku potocznym pojęcia „należność” i „wierzytelność” bywają stosowane zamiennie, to w świetle prawa i rachunkowości nie są one tożsame. Należność odnosi się przede wszystkim do świadczeń pieniężnych, które mają zostać wypłacone przez dłużnika wierzycielowi w określonym czasie i na określonych warunkach. Jest to zatem konkretna, wymierna kwota, którą jednostka ma prawo otrzymać, najczęściej z tytułu dostawy towarów, wykonanych usług, udzielonych pożyczek czy innych transakcji gospodarczych.
Natomiast wierzytelność ma szerszy zakres i obejmuje również świadczenia niepieniężne, takie jak dostarczenie rzeczy, wykonanie określonych czynności czy zaniechanie pewnych działań. Wierzytelność to roszczenie wierzyciela do uzyskania świadczenia określonego rodzaju od dłużnika, wynikające z zawartej pomiędzy stronami umowy lub innego stosunku prawnego. Wierzytelność może zatem mieć postać należności pieniężnej, ale także świadczenia rzeczowego czy usługi.
W kontekście prowadzenia ksiąg rachunkowych i analiz finansowych, kluczowe jest rozróżnienie tych terminów, ponieważ tylko należności pieniężne ujmuje się jako aktywa finansowe w bilansie firmy. Wierzytelności niepieniężne, choć mogą mieć istotne znaczenie dla działalności operacyjnej, nie są bezpośrednio wykazywane w tej samej kategorii aktywów.
Relacja między należnością a zobowiązaniem – dwie strony tej samej transakcji z perspektywy wierzyciela i dłużnika
Należność i zobowiązanie to dwa wzajemnie powiązane pojęcia, które opisują tę samą transakcję, lecz z dwóch różnych perspektyw: wierzyciela i dłużnika. Dla jednej strony transakcji – najczęściej sprzedawcy lub usługodawcy – świadczenie, którego jeszcze nie otrzymała, stanowi należność. Dla drugiej strony – zazwyczaj nabywcy lub odbiorcy usługi – ta sama transakcja oznacza powstanie zobowiązania, czyli obowiązku uregulowania płatności.
Z punktu widzenia rachunkowości należność to aktywo, a zobowiązanie to pasywo. W bilansie przedsiębiorstwa należności zwiększają wartość majątku firmy, natomiast zobowiązania zmniejszają jego wartość netto. Kluczowe jest zrozumienie, że obie strony tej relacji mają określone prawa i obowiązki – wierzyciel ma prawo dochodzić zapłaty, a dłużnik obowiązek uiszczenia należnej kwoty.
Relacja ta jest fundamentem dla budowania polityki kredytowej, zarządzania ryzykiem i utrzymania płynności finansowej. Zarówno należności, jak i zobowiązania muszą być odpowiednio ewidencjonowane, analizowane i zarządzane, aby uniknąć problemów związanych z niewypłacalnością, zatorami płatniczymi czy utratą płynności przez przedsiębiorstwo. W dalszych częściach artykułu zostaną omówione metody zarządzania należnościami oraz techniki ich odzyskiwania.
Należność – klasyfikacja według różnych kryteriów
Należność to jedno z kluczowych pojęć w rachunkowości i finansach przedsiębiorstwa, odnoszące się do prawa firmy do otrzymania określonych kwot pieniężnych w przyszłości, wynikających z wykonanych dostaw towarów, usług, pożyczek czy innych zdarzeń gospodarczych. Aby skutecznie zarządzać należnościami oraz ocenić ich wpływ na stabilność finansową jednostki, stosuje się różne kryteria klasyfikacji. Pozwala to dostosować odpowiednie narzędzia ewidencji, kontroli oraz windykacji do charakteru należności. W tej części artykułu omówimy główne sposoby klasyfikacji należności – ze względu na termin płatności, obszar rozliczeń oraz ich rodzaj.
Podział ze względu na termin płatności – należności krótkoterminowe (do 12 miesięcy) i długoterminowe (powyżej 12 miesięcy)
Jednym z najczęściej stosowanych kryteriów klasyfikacji należności jest termin ich wymagalności. Zgodnie z przepisami rachunkowości, należności dzieli się na krótkoterminowe i długoterminowe, w zależności od tego, kiedy przewidywana jest ich spłata:
- Należności krótkoterminowe – to takie, które są wymagalne w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy od dnia bilansowego. Przykładami są należności z tytułu sprzedaży towarów i usług, faktury z odroczonym terminem płatności czy nadpłaty podatkowe.
- Należności długoterminowe – to należności, których termin spłaty przekracza 12 miesięcy. Najczęściej są to należności wynikające z udzielonych pożyczek, długoterminowych kontraktów handlowych lub rozłożenia spłaty na raty na dłuższy okres.
Podział ten ma ogromne znaczenie w kontekście analizy płynności finansowej firmy. Krótkoterminowe należności są uważane za bardziej płynne aktywa i bezpośrednio wpływają na zdolność regulowania bieżących zobowiązań. Z kolei należności długoterminowe mają znaczenie strategiczne i często wiążą się z większym ryzykiem niewypłacalności kontrahenta.
Klasyfikacja według obszaru rozliczeń – należności krajowe i zagraniczne oraz związane z nimi ryzyka
Innym ważnym kryterium jest podział należności ze względu na obszar geograficzny, w którym dokonano transakcji. Rozróżnia się tutaj:
- Należności krajowe – powstałe w wyniku transakcji z kontrahentami mającymi siedzibę na terenie Polski. Są one zazwyczaj mniej skomplikowane pod względem prawnym i podatkowym, a proces ich dochodzenia jest łatwiejszy z uwagi na jednolite przepisy krajowe.
- Należności zagraniczne – wynikają z transakcji z podmiotami zarejestrowanymi za granicą i wiążą się z dodatkowymi ryzykami, takimi jak ryzyko kursowe, różnice w przepisach prawnych czy trudności w dochodzeniu należności na drodze sądowej.
Należności zagraniczne wymagają szczególnego nadzoru, zwłaszcza w przypadku handlu z krajami o niestabilnych systemach prawnych lub walutowych. W takich sytuacjach przedsiębiorstwa często stosują zabezpieczenia w postaci akredytyw, gwarancji bankowych, a także korzystają z usług ubezpieczycieli należności eksportowych.
Rodzaje należności – publicznoprawne, finansowe, warunkowe, od pracowników i właścicieli
Jeszcze inna klasyfikacja dotyczy tytułu powstania należności oraz relacji między firmą a dłużnikiem. Wyróżnia się pięć podstawowych kategorii:
- Należności publicznoprawne – wynikają z relacji z instytucjami państwowymi, np. zwroty nadpłat podatków, nadpłacone składki ZUS, subwencje lub dotacje wymagające rozliczenia.
- Należności finansowe – powstają w wyniku udzielonych pożyczek, lokat lub innych form finansowania udzielanego przez firmę innym podmiotom, w tym również pracownikom.
- Należności warunkowe – to należności potencjalne, ujmowane poza bilansem. Ich realizacja zależy od wystąpienia określonych warunków, np. roszczenia sądowe w toku.
- Należności od pracowników – powstają z tytułu nadpłat wynagrodzeń, zaliczek pobranych na podróże służbowe, szkód wyrządzonych przez pracowników itp.
- Należności od właścicieli – obejmują m.in. zaliczki wypłacone wspólnikom na poczet zysków przyszłych okresów lub inne roszczenia wobec udziałowców czy akcjonariuszy.
Każdy z tych typów należności posiada własną specyfikę pod względem ewidencji księgowej, opodatkowania i egzekucji. Zrozumienie podziału należności pomaga w prawidłowej klasyfikacji aktywów przedsiębiorstwa, a także we właściwym podejściu do ich monitorowania i zabezpieczania.
Podsumowując, klasyfikacja należności pozwala nie tylko na lepsze zrozumienie struktur aktywów finansowych firmy, ale również na skuteczniejsze zarządzanie ryzykiem i płynnością. Wiedza o tym, co to jest należność i jakie może przybierać formy, jest kluczowa dla każdej osoby odpowiedzialnej za finanse w przedsiębiorstwie.
Należność – zarządzanie i wpływ na płynność finansową
Efektywne zarządzanie należnościami to jeden z najważniejszych aspektów finansów przedsiębiorstwa, ponieważ ma bezpośredni wpływ na jego płynność finansową. Prawidłowe monitorowanie oraz szybkie egzekwowanie należności pozwala firmie na utrzymanie stabilności finansowej, unikanie nadmiernego zadłużenia oraz zachowanie zdolności do regulowania własnych zobowiązań. W tej części artykułu przyjrzymy się dokładniej, co to jest należność w kontekście zarządzania finansami, jak analizować cykl należności, jakie działania podejmować w przypadku opóźnień oraz jaką rolę odgrywa faktoring w poprawie płynności firmy.
Cykl należności – analiza okresu od powstania należności do momentu wpływu środków pieniężnych
Cykl należności to okres liczony od momentu powstania należności – zazwyczaj z chwilą wystawienia faktury po dokonaniu dostawy towaru lub usługi – aż do chwili, gdy środki pieniężne z tytułu tej transakcji wpłyną na konto przedsiębiorstwa. Średnia długość tego okresu jest istotnym wskaźnikiem kondycji finansowej firmy, ponieważ wpływa bezpośrednio na płynność finansową.
Długi cykl należności może oznaczać, że firma zbyt długo czeka na pieniądze należne z wykonanych świadczeń, co może prowadzić do konieczności finansowania bieżącej działalności ze źródeł zewnętrznych, takich jak kredyty. Z kolei krótki cykl oznacza szybki dostęp do gotówki, co zwiększa elastyczność operacyjną. Analiza cyklu należności pozwala także wykryć nieefektywności w procesie sprzedaży i rozliczeń oraz wskazać klientów, którzy regularnie opóźniają płatności.
Monitoring i windykacja należności – od prewindykacji do formalnych działań windykacyjnych
Regularny monitoring należności to podstawa skutecznego zarządzania finansami. Systematyczne śledzenie należności umożliwia identyfikację ryzyka związanego z niewypłacalnością kontrahentów oraz szybką reakcję na pojawiające się opóźnienia. Monitoring obejmuje m.in. sprawdzanie sald klientów, analizę historii płatności oraz wysyłanie przypomnień o zbliżającym się terminie zapłaty.
W przypadku, gdy należność nie zostanie uregulowana w terminie, należy podjąć działania windykacyjne. Proces ten może obejmować kilka etapów:
- Prewindykacja – czyli działania miękkie, takie jak przypomnienia e-mailowe, telefony, czy wysyłka wezwań do zapłaty.
- Windykacja polubowna – negocjacje z dłużnikiem w celu ustalenia nowych warunków spłaty.
- Windykacja sądowa i egzekucyjna – skierowanie sprawy na drogę formalną, włącznie z postępowaniem sądowym i komorniczym.
Każde z tych działań wiąże się z kosztami i czasem, dlatego warto wdrożyć procedury prewencyjne, które ograniczą powstawanie przeterminowanych należności – na przykład weryfikację wiarygodności kontrahentów przed zawarciem umowy czy stosowanie zaliczek.
Faktoring jako narzędzie poprawy płynności finansowej – przekazanie należności do wykupu faktorowi
Faktoring to nowoczesne narzędzie finansowe, które pozwala przedsiębiorstwom poprawić płynność finansową poprzez przekazanie swoich należności firmie faktoringowej (faktorowi). W praktyce oznacza to, że przedsiębiorstwo otrzymuje pieniądze za wystawioną fakturę niemal natychmiast, a obowiązek odzyskania środków od klienta przechodzi na faktora.
Faktoring przydaje się szczególnie wtedy, gdy firma udziela kredytu kupieckiego – czyli pozwala klientowi na odroczenie zapłaty. Choć taka praktyka może zwiększyć sprzedaż, to jednocześnie stanowi zagrożenie dla płynności. W takich przypadkach faktoring pozwala uniknąć zatorów płatniczych, poprawić zdolność kredytową oraz efektywniej zarządzać obrotem gotówkowym.
Rodzaje faktoringu obejmują:
- Faktoring pełny (bez regresu) – faktor przejmuje ryzyko niewypłacalności dłużnika.
- Faktoring niepełny (z regresem) – firma odpowiada za ewentualną niewypłacalność klienta.
- Faktoring mieszany – łączy cechy obu powyższych form, zależnie od umowy.
Wdrożenie faktoringu może być szczególnie korzystne dla małych i średnich przedsiębiorstw, które nie posiadają dużych rezerw gotówkowych i są narażone na ryzyko opóźnień płatniczych ze strony klientów.
Podsumowując, należność to nie tylko abstrakcyjne prawo do przyszłej zapłaty – to realny składnik aktywów, którym należy umiejętnie zarządzać. Świadome podejście do cyklu należności, systematyczny monitoring oraz wykorzystanie narzędzi takich jak faktoring, znacząco zwiększają szanse przedsiębiorstwa na utrzymanie płynności finansowej i stabilnego rozwoju.
Należność – prawne aspekty
Należność to prawo osoby fizycznej lub prawnej do otrzymania świadczenia pieniężnego lub rzeczowego na podstawie wcześniej zawartej umowy. W kontekście prawnym, należność stanowi roszczenie wierzyciela wobec dłużnika, które może być dochodzone na drodze cywilnoprawnej. Zrozumienie prawnych aspektów związanych z należnościami jest istotne nie tylko dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstw, ale także dla skutecznego zarządzania wierzytelnościami w sektorze prywatnym i publicznym. W tej części omówione zostaną kluczowe zagadnienia prawne dotyczące należności, w tym terminy przedawnienia, cesja oraz skutki nieterminowej spłaty zobowiązań.
Terminy przedawnienia roszczeń pieniężnych – standardowe 6 lat oraz skrócone terminy dla należności gospodarczych
W polskim prawie cywilnym obowiązują określone terminy przedawnienia roszczeń, w tym także tych wynikających z należności. Zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego, ogólny termin przedawnienia dla roszczeń pieniężnych wynosi 6 lat. Jednak w przypadku roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – czyli w praktyce większości należności handlowych – zastosowanie ma skrócony termin przedawnienia wynoszący 3 lata.
Termin przedawnienia liczy się od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne, czyli najczęściej od dnia, w którym upłynął termin płatności faktury lub innego dokumentu zobowiązującego dłużnika do zapłaty. Po upływie terminu przedawnienia, dłużnik może uchylić się od spełnienia świadczenia, co oznacza, że wierzyciel traci prawną możliwość skutecznego dochodzenia należności na drodze sądowej. Dlatego tak istotne jest bieżące monitorowanie terminów przedawnienia i podejmowanie działań windykacyjnych z odpowiednim wyprzedzeniem.
Cesja należności – przeniesienie praw do należności na inny podmiot
Cesja należności to proces polegający na przeniesieniu prawa do dochodzenia świadczenia pieniężnego z jednego wierzyciela (zbywcy) na inny podmiot (nabywcę). Podstawą cesji jest umowa cywilnoprawna zawierana między stronami. W praktyce cesja często wykorzystywana jest jako narzędzie poprawy płynności finansowej, zwłaszcza przez przedsiębiorstwa, które nie chcą czekać na spłatę należności w odroczonym terminie.
W ramach cesji nowy wierzyciel (cesjonariusz) uzyskuje pełne prawa do należności, w tym prawo do dochodzenia jej zapłaty od dłużnika. Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego, cesja nie wymaga zgody dłużnika, choć powinien być on o niej poinformowany. W niektórych przypadkach możliwe jest zawarcie w umowie klauzuli zakazującej cesji, jednak takie zastrzeżenie musi być wyraźnie wskazane i zaakceptowane przez strony.
Cesja może mieć charakter odpłatny lub nieodpłatny i często realizowana jest w formie faktoringu, gdzie wyspecjalizowany podmiot (faktor) nabywa należności klienta w zamian za natychmiastową zapłatę części ich wartości. Dzięki temu przedsiębiorstwo ogranicza ryzyko niewypłacalności kontrahenta i poprawia swoją płynność finansową.
Konsekwencje nieterminowej spłaty – odsetki za zwłokę i dodatkowe koszty windykacji
Nieterminowa spłata należności może wiązać się z szeregiem negatywnych konsekwencji dla dłużnika. Przede wszystkim, wierzyciel ma prawo do naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie, których wysokość określana jest na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego lub – w relacjach między przedsiębiorcami – na podstawie ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych.
W przypadku braku dobrowolnej spłaty, wierzyciel może podjąć działania windykacyjne, które wiążą się z dodatkowymi kosztami, takimi jak opłaty kancelaryjne, honoraria dla firm windykacyjnych, koszty postępowania sądowego oraz egzekucyjnego. Te koszty mogą, zgodnie z prawem, zostać przeniesione na dłużnika, co dodatkowo zwiększa jego zobowiązanie.
Warto również zaznaczyć, że długotrwałe opóźnienia w spłacie należności mogą skutkować wpisem dłużnika do rejestrów dłużników, takich jak BIG (Biuro Informacji Gospodarczej), co negatywnie wpływa na jego zdolność kredytową i wiarygodność finansową. Z punktu widzenia przedsiębiorstwa, skuteczne egzekwowanie należności ma kluczowe znaczenie dla zachowania stabilności finansowej i unikania strat wynikających z nieściągalnych wierzytelności.
Długoterminowa pożyczka gotówkowa w Avior Finance
W Avior Finance udzielamy różnych wsparć finansowych, dopasowanych do potrzeb klientów. Wśród nich znajdziesz między innymi:
